昨天是一張已經註銷的「支票」, 明天是一紙充滿空泛保證的「便條」, 只有現在才是可以使用的「現金」。


要談「活在當下」,就不能不先談「時間管理」。套句管理大師彼德‧杜拉克(P. Drucker) 說的:「時間是最稀有的資源,如果不能管理時間,便什麼也不能管理。」


不過,「時間管理」這個概念,字面上其實就存在著一種矛盾,因為時間具有不可儲存、不能失而復得等特性,我們根本沒有辦法管理時間,我們所能做的,其實是管理好我們和時間之間的關係,亦即透過「自我管理」來達成有效運用時間的目標。


其中「分清楚事情的優先順序」,是我們在時間管理上最需學習的課題,因為只要能排列出事情的處理順序,自然就有時間去擬定計畫、目標,拖延及沉溺於無意義活動的情形也可大幅改善。


圖片3

在探討如何排定事情的優先順序理論中,又以美國艾森豪將軍所提出的時間管理四象限最廣泛被推薦使用。艾森豪將軍運用「重要性」與「急迫性」兩個指標,將處理事情的優先次序區隔為4個像限:
第一象限:
急迫且重要的事情,通常是一個危機事件。
第二象限:重要但沒有急迫性的事情,例如年度計畫,常常被閒置於一旁,直到變得急迫後才著手進行。
第三象限:急迫卻不重要的事情,這個像限通常佔用了我們大多數的時間,例如非預期的訪客、臨時交辦事項等。
第四象限:既不重要也不急迫的事情,例如聊天、看報紙等,應該把這部分的資源有效的分配給其他的象限。


從上述四個時間分配象限而論,一般人在時間管理上會出現問題,大多數是經常讓「急迫性」取代了「重要性」,因為急迫性的事情經常和他人或是期限有關,因為別人的催促,讓事情變得很緊急,於是,在這種「馬上辦」的指標引導下,人們就會先做比較緊急的事情(第一、三象限),而對於策略規劃的重要性任務(第二象限),反而被擠壓到沒有時間,直到迫在眉睫後才會著手進行,讓自己再度處於壓力之中,週而復始,陷入「時間不夠用」的泥沼。


從生命的角度來看,如果我們總是在處理重要而急迫的事,就好像讓自己每天在救火或坐救護車一樣,太有風險了。如何讓生命中更多重要的事,在還不急迫之時,就能從容以對,恐怕是提昇生命品質最重要的事。不過,在此之前,我們必須先學會分辨「什麼是自己生命中重要而不急迫的事?」。


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